4PS & Be-Sync

Expert review (UX)

Over 4PS & Be-Sync

4PS en dochteronderneming Be-Sync maken, implementeren en onderhouden bedrijfssoftware voor bedrijven in de bouwnijverheid. Zij ontwikkelen diverse oplossingen zoals het ERP-systeem 4PS Construct, aanvullende apps en portalen en digitale maatwerkoplossingen gebouwd met Microsoft Power Apps*, onderdeel van het Microsoft Power Platform. Met ruim 320 medewerkers maken 4PS en Be-Sync wereldwijd het verschil voor 450 klanten in de bouwnijverheid.

Microsoft Power Apps: een omgeving die deel uitmaakt van het Microsoft Power Platform. Deze maakt het mogelijk voor developers en niet-technische gebruiker om mobiele applicaties te bouwen. Op deze manier kunnen veelal zakelijke gebruikers apps bouwen zonder daadwerkelijk te programmeren. Deze apps maken verbinding met uw zakelijke gegevens die zijn opgeslagen ofwel op het onderliggende gegevensplatform (Microsoft Dataverse) ofwel in verschillende online en on-premises gegevensbronnen (zoals SharePoint, Microsoft 365, Dynamics 365, SQL Server enzovoort).

"We hebben samen met Carthago een app ontwikkeld die niet alleen visueel erg mooi is maar ook nog eens erg gebruiksvriendelijk"

De vraag

Bij 4PS en Be-Sync kwam een nieuwe aanvraag binnen voor het ontwikkelen van applicatie voor het registreren van te plegen onderhoud in huurwoningen. Hierbij zagen de developers van 4PS en Be-Sync dat het optimaliseren van de gebruikerservaring voor deze applicatie extra belangrijk was. Een extra uitdaging was het feit dat bouwbedrijven en installatiebedrijven, vaak in opdracht van woningcorporaties, vaak beperkt de tijd hebben per woning. Daarom is het belangrijk een oplossing te ontwikkelen die voor alle medewerkers eenvoudig is in gebruik. Ook was er in de huidige situatie spraken van veel handmatig administratief werk. Ten slotte wordt de app gebruikt op locatie, dus in het huis of gebouw dat beoordeeld wordt.

Het doel voor deze opdracht was dus het ontwikkelen van:

Een app die gebruiksvriendelijk is
Een app waarmee snel gewerkt kan worden, en dus geen onnodige stappen bevat
Een app waarvoor weinig administratie en/of technische kennis bij komt kijken
Een app die gebruikt kan worden op verschillende externe locaties

Om een app te maken die aan deze eisen van de opdrachtgever voldoet hebben de developers van 4PS en Be-Sync onze UX designer Nadia geraadpleegd voor een UX expert review. Samen met de ontwikkelaars van 4PS en Be-Sync is zij op zoek gegaan naar hoe er een app gemaakt kan worden met een korte time-to-market die eenvoudig is in gebruik en volgens de verwachtingen van de gebruiker.

Om dit te realiseren is er gekozen voor de vorm van vier reviewsessies van twee uur, zodat de ontwikkelaar van Be-Sync zelf aan de slag kon met de UX feedback. Zo wordt de opgedane kennis direct in de praktijk toegepast en vormt deze een goede basis voor toekomstige projecten die 4PS & Be-Sync voor hun klanten aangaan.

"Wij bouwen apps maar in de opleiding word je echt aangeleerd hoe je naar een app moet kijken vanuit design en gebruikersperspectief"

Het resultaat

Het resultaat is een app waarin de volgende UX doelen zijn gerealiseerd:

De app bevat een snelle navigatie
De gebruiker hoeft alleen details toe te voegen, de rest staat automatisch in de app
De app is flexibel. Hierdoor is het mogelijk om verschillende gebruikers en scenario’s te faciliteren met dezelfde app.

Dit is tijdens de reviewsessies ingevuld door aandacht te hebben voor wie de gebruikers zijn, welke functionaliteiten nodig zijn en welke informatie te tonen. Ook was er tijd voor het ontwerpen van de gebruikersflow (user flow) door de applicatie, ontwerp van de schermen en het doorlopen van ontwikkelde schermen.

Dankzij de reviewsessie van Carthago en de inzet van de ontwikkelaar, heeft 4PS naar eigen zeggen “Een erg mooie en gebruiksvriendelijke app” ontwikkeld. Voorafgaand aan het traject hadden ze niet verwacht dat het zo goed zou uitpakken. Het design en gebruiksgemak van de Power App overtrof de verwachtingen, ondanks de snelle ontwikkeltijd. Tijdens de reviewsessies gaf UX designer Nadia haar advies, maar stelde zij vooral de juiste vragen om de productmanager en development manager van 4PS en de ontwikkelaar van Be-Sync zelf tot een antwoord op de vraag te laten komen.

Wat vooral goed is bevallen voor de ontwikkelaar is de nadruk op de gebruiker en het UX proces. Door dit zelf als ontwikkelaar te doorlopen denk je veel meer over zaken als gebruiksvriendelijkheid na dan dat je normaal zou doen. Uiteindelijk zijn het aantal te doorlopen stappen, het aantal kliks, binnen de app gereduceerd en is hij ontwikkeld met oog voor de eindgebruiker; een monteur die door een woning heenloopt en deze inspecteert en zijn bevindingen in de app registreert. Oftewel een app waar je gebruiksvriendelijker doorheen gaat.

Een blijvend resultaat

Door de aanpak van Carthago is het resultaat dus niet alleen eenmalig een zeer gebruiksvriendelijke app. 4PS en Be-Sync hebben na het volgen van de reviewsessies ook blijvende kennis in huis gehaald die zij op projecten die hierop volgen kunnen gaan toepassen voor hun opdrachtgevers.

"Het leerproces heeft heel erg geholpen, de kennis die ik heb opgedaan tijdens de opleiding kan ik in alle toekomstige projecten toepassen"

"We hebben samen met Carthago een app ontwikkeld die niet alleen visueel erg mooi is maar ook nog eens erg gebruiksvriendelijk"

“Een snel systeem, simpel in gebruik en overal verkrijgbaar. De samenwerking met Carthago verliep optimaal”.

“In een aantal sessies is Carthago er in geslaagd om helder te krijgen wat we precies willen. De Carthagers hebben in korte tijd een handig zoeksysteem gebouwd bovenop onze corporate systemen. Hierdoor zijn we nu veel flexibeler en is onze voorraad inzichtelijker voor onze klanten.”

Het was voor ons enorm fijn om samen te werken met Carthago en wij zijn erg tevreden met de flexibiliteit, fijne communicatie en opgeleverde software.